【仕事】サラリーマンができるメールを使った超コミュニケーション術

1日何通のメールを送受信していますか？

サラリーマンが使うコミュニケーションツールの王様「メール」について

現在外資系金融企業で仕事をしています。

副業の一つでは累計20社様とお仕事をしてきました。

現在も98%は継続して毎月一緒に仕事をしています。

現在、SlackやChatworkなど色々なツールがあると思いますがやはり社内でのコミュニケーションでダントツ一位の座は「メール」だと思います。

今回は「メール」に絞って、みなさんのコミュニケーションを進化させる記事を書いていきたいと思います。

みなさまはメールを1日何通受け取っているでしょうか？

そのメールにそれぞれ何分かけて返しているでしょうか？

そのメールの中でどんなメールがあるか意識しているでしょうか？

今回、こうしたポイントに軽く触れながら、実際どうやってメールを「使って人を効率的に動かす」かと言うことを学んでいきたいと思います。

1日のメール件数と内容を把握していますか？

私は現在1日平均100件程度受信します。

これまでのキャリアで比較していくとこんな感じです。

ITベンチャーの時は日本のメンバーとアメリカにいるメンバーとを見ていたことと、社長と非常に近かっため、文字通り24時間メールが止まることはありませんでした。

この中で会議を1日5,6件やりながら部下の営業の同行をしたりと本当にいっぱい働いたなあと今振り返っても思います。

私のこの時期のコミュニケーションのスタンスは「ベンチャーWay」で「即レス即アクション」だったので、生産性よりもいかに速く決断をしていかに速く新しいことをするかだけに注力していたと思います。

300件のうち、返信をしなければいけないメールも3分の1くらいだったと思いますので1日あたり100通もメールを書いていました。（今思うと、それはどうなのかと思いますが）

100通のメールそれぞれに1分掛けていたとするとメールだけで2時間弱使っていることになります。

商社は海外のメンバーや国内のメンバー、お客様とメールすることが多かったので件数として少なくはなかったです。

ただ、この頃からスマホで会社メールを打てるような時代になり、わざわざPCを開く必要がなくなっていました。

そして、現在の外資系企業に来て件数は減ったものの、世界中の人と仕事をするので1通のメールの重みを非常に理解しています。

例えば、アメリカの東海岸（ニューヨークなど）と仕事をするとなると、時差は13時間あります。

通常運転をしていると双方がコミュニケーションを取るタイミングはありません。

メール1通で右往左往をしていると、あっという間に数日過ぎます。

メールのやり取りだけで1日以上掛かるのです。

結果としてメールで人を動かす生産性について意識するようになりました。

そして、メールの中身に対して時間をどうかけるかと言う点においても意識を持っておくことは非常に重要です。

この意識をしながら、どのメールにいつ返信をするかと言う戦略はとても大事です。

無用な仕事を増やさないためにも、そして、効率的に人を動かすためにも優先順位づけを頭に入れて、メールを打ってきた人のその後の行動を想像しながら、メールを捌いていきましょう。

今回の記事で身につくこと

メールやデジタルコミュニケーションに関しては何記事でも書けるくらい非常に幅広いです。

今回は焦点を絞って書いていきます。

今回の範囲は、メールで「人を動かす」コミュニケーションをする。です。

メールを使うシーンは大別すると以下の3通りしかないと思います

1. レス（リアクション）をする
2. 依頼をする（人にアクションを求める）
3. 情報を共有する

今回は#2に焦点を当てていきます。

どうやって人を動かすメールを書くか

今回戦略は省いて戦術を授けたいと思います。

どうやって人を動かすかと言う点に焦点を絞って、具体的なメールの書き方をまとめていきたいと思います。

これは私が外資を含め、色々な経験を通して全世界で通じるフォーマットだと思っています。

ものすごい単純ですが多くのビジネスマンはできていないと思います。

また、これはメールのコミュニケーションとしてまとめましたが口頭のコミュニケーションでもそのまま運用できるので、是非とも自分のものにして欲しいです。

私はサラリーマンが「人を動かす」メールに必要な要素はこれだけだと思っています。

背景

サラリーマンが人を動かすメールには背景があるべきだと思います。

常に相手が初めて聞く話だと思って、端的ではあるものの一読して理解できる内容にして背景を説明するべきだと思っています。

背景説明があることで、初めて聞く人もそうでない人も一律の理解を持つため、メールでの依頼において背景説明は非常に重要です。

この背景説明が不足すると「なんで？」とメールが返ってきて、その時点でコミュニケーションの生産性は落ちる上に、その質問から全然違う方向へ進んでいくことがあります。

理由

サラリーマンが人を動かすメールには理由があるべきだと思います。

常に相手が初めて聞く話だと思って、端的ではあるものの一読して理解できる内容にして背景を説明するべきだと思っています。

理由がない限り、人は納得しません。

この理由も不足すると「なんで？」とメールが返ってきて、その時点でコミュニケーションの生産性は落ちる上に、その質問から全然違う方向へ進んでいくことがあります。

背景と理由はセットにして、必ず説明をするようにしましょう。

是非、会社の周りの方のメールを見て欲しいですが、この二つが抜けているケースがものすごく多いです。

ゴール

サラリーマンが人を動かすメールにはゴールがあるべきだと思います。

ゴールとは、メールを通して起きていくコミュニケーションの結果、どうなっている状態が期待値なのか、ということを伝えることです。

依頼をされた後、何が起きていなければいけないのか、相手の周囲を動かすためには読み手側にこちらが意図したゴールを正しく理解してもらう必要があります。

期待値がなんなのかわからないメールがよく飛んでくると思います。

「で？」っていうメールです。

この「？」でという疑問ではなく、相手が動いた結果、何が起きていることが期待値なのか必ず伝えましょう。

そして、その期待値がビジネス上ポジティブなものであればあるほど、相手は迅速に動いてくれます。

ですので、期待値を伝える際も相手にとってどんなメリットがあるのか、仮説を立てた上で伝えるのが良いと考えています。

期待する行動

サラリーマンが人を動かすメールには相手に期待する行動があるべきだと思います。

相手に期待する行動とは、依頼後相手がどのような行動をとって欲しいかと言うことです。

コミュニケーションはキャッチボールともいいますが、理想のコミュニケーションは「ゴール前にいる人にパスをしてシュートをしてもらえば点が入る」状態だと思っています。

御膳立てをしてあげる状態を作るのが最高の状態だと思っており、私はできる限り相手が悩まず期待する行動に辿り着けるよう意識しています。

理解と感謝

サラリーマンが人を動かすメールには理解と感謝があるべきだと思います。

最も日本人のサラリーマンのコミュニケーションにおいて欠けているポイントだと思います。

私は相手の立場への理解と相手が行動をしてくれることへの感謝を必ず伝えます。

日本独特のコミュニケーションが様々あると思いますが私は序列関係なく、必ず理解と感謝を伝えます。

そして、少なくとも私が日々接する外資のめちゃくちゃ偉いリーダーたちは、この理解と感謝を最重要視していると思います。

メールでできるコミュニケーション術：まとめ

今回はサラリーマンができるメールで人を動かすコミュニケーションに絞って書いてみました。

メールはネタが豊富なので色々今後も書いていこうと思います。

そして、メールのコミュニケーション能力が上がることは世の中にとっても非常に良いことなので、どんどんレベルアップをしていって欲しいと思っています。

なお、メールは日本語より英語の方が圧倒的に生産性が高いなあと日々感じています。

おそらくこの日本語を構成するいろいろな要素が生産性を下げていると思っています。

ですが日本語でも人を正しく動かすコミュニケーションをすることができると思います。

メールでできるようになったら、口頭のコミュニケーションやプレゼンでも是非やってみてください。