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【テレワーク】テレワークWeb会議で大活躍できる外資系実践アドバイス

2020/04/23

テレワークでのWeb会議で活躍する超実践型アドバイスまとめ

お作法がわからない人も多いはず

コロナの影響で在宅勤務に切り替わり、今までの対面会議と違った会議にてこずっている人も多いかと思います。

私はこれまでテレワーク歴10年以上で世界中の同僚と仕事をしてきました。

これまで多数のテレワークの記事をまとめてきました。

これまでのテレワーク記事はこちらから。

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【テレワークまとめ】外資で毎日テレワークしている私のアドバイスを全てここにまとめてみた

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この記事ではサラリーマンの方が初めて直面しているテレワークでのWeb会議での苦労を乗り越えるアドバイスと「おっ、すごい」と思われるいくつかのヒントをお教えしたいと思います。

 

一般的な会議についてのアドバイス

対面会議でもWeb会議でも使えるアドバイスを過去にまとめています。

会議についての前提を学びたい方はコチラからどうぞ

 

【仕事術】会議の準備・進め方と議事録の取り方〜外資の仕事術

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Web会議で活躍するためのアドバイス

対面会議とテレワーク Web会議の何が違うか

それでは具体的なアドバイスに入っていきたいと思います。

まずWeb会議と対面会議の違いについて意識をしておきましょう。

対面会議と決定的に違うのは物理的距離です。

これに伴い個別での会話や目線などの微妙な空気感を読むことなどが難しい状況になります。

日本人の会議はどちらかというと空気を読む談合的会議がほとんどであるため結果的にWeb会議が難しく感じられると思います。

ですが会議は形式が変われども役割は「決めること」であると考えています。

Web会議になると途端にほとんど何も決まらない、または進行がグダグダになるというケースが非常に多いようです。

この記事では「Web会議をうまく進行をし、会議の時間を有効活用し議題に対してアクションを決める」ということを達成できるようアドバイスをしていきたいと思います。

 

テレワークWeb会議の具体的アドバイス

この記事では具体的に会議の前から会議の後までの状況に対してアドバイスを書いていきます。

会議はそのもの自体が目的なのではなく会議の中にある議題を決め、アクションを起こすことが目的です。

この目的が最も重要なポイントです。

参加者にもご理解いただけるよう常に優しく伝えていきましょう。

 

この記事で行う4つの視点からのアドバイス

  1. 会議の準備
  2. 会議の進行
  3. Web会議の特性に合わせた緊急事態対応
  4. 議事録

 

テレワークWeb会議の準備

議題の準備

会議は準備が最も大事です。

「なぜこの会議を開き、なぜこの参加者が参加し、何を決め、次に何をするのか」

議題と発表者・発言者は必ず整理をして、会議招集時に周知しておきましょう。

人数が多い会議を主催する場合は、私は議題とタイムテーブルを作って、どこからどこまでが誰の発表と決めて周知をしています。

会議「時間」の意識

準備の際に忘れがちですが「時間」の意識は徹底しましょう。

参加する人の時間帯(海外の場合は特に)、参加する人の時間コスト。

この二つは絶対に意識をしておきましょう。

ですので設定した会議の時間(各パートごとの発表の時間含む)をオーバーすることは絶対にしない意識を全員がつけることが大事です。

ダラダラとした会議以上に意味のない会議はありません。

 

テレワークWeb会議の進行

事前のチェック

Web会議あるあるの1つ「Web会議室になかなか入れない」

Web会議スペースに入ってもうまく接続ができない。というケースは多発します。

また、この状況下で多くの人がテレワーク環境にいるため、ネットワークのスピードが恐ろしく落ちているときがあります。

入室するのにも時間を要するケースがありますので5分前には会議室に入室しておきましょう。

また、発表者にも同様の協力をしてもらいましょう。

そうすることで定刻通り、スタートをすることができます。

 

会議の進行

進行者(MC)は必ず決めておきましょう。

だいたい外資では会議の設定者=進行者となりますが、もし他に異なる人が会議をリードする場合はその点も進行をする方と必ず決めておきましょう。

通常の会議以上に進行者の存在は非常に重要です。

グタグダ会議になる典型は進行者がいないことによるものが大半です。

進行者は先に触れたタイムマネジメントも担いますので、誰が相手でもバッサリ時間通り切ることが必要です。

 

発表者以外をミュートにする

Web会議あるあるの一つ「背景音めっちゃうるさい問題」

接続するヘッドセットや環境によって背景音がめちゃくちゃうるさいケースがあります。

また、全員が喋れる状況になると一斉に喋りだすので基本的には発表者以外はミュートにしておきましょう。

またはミュートにしていただくよう会議が始まった際にお願いしましょう。

 

Web会議の緊急事態対応

途中で音声が切れる

Web会議あるあるの一つ「途中で音声切れる問題」

かなり起きます。

短い時間であれば良いのですが完全に途切れるケースもあります。

ですのでA4の紙と油性ペンなどを用意して、自分の声が届かないときは「声聞こえていません」と用意しておくとものすごい便利です。

 

発表者が発表中に落ちる

Web会議あるあるの一つ「発表者の回線がいきなり落ちる問題」

議題が複数用意されている場合は別の発表者の内容を発表してもらい、回線が戻るまで待ちましょう。

 

記事録の重要性

議事録は必ずまとめましょう

議事録はアクションアイテムをまとめ、会議参加者の皆様へ配りましょう。

可能な限り議事録は早く展開することが重要です。

なぜなら会議で決まった事項を的確に周囲の人に進行してもらうため周知させることは「人を動かす」コミュニケーションとして重要です。

私は基本的に会議終了とともに議事録を展開できるように常に発表もしながらPCで重要点をまとめています。

 

テレワークWeb会議まとめ

Web会議に慣れていない人が多いだからこそ、今、Web会議になれておくとすぐに活躍ができます。

みな右往左往している状況である中、どうすれば良いか具体策がないまま試行錯誤をしているケースが多いと思います。

今後、働き方が大きく変わった時、これがスタンダードになると思います。

今の段階から活躍できるようスキルの一つとして身につけておくことは稼ぐ力に直結すると思います。

 

 

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