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【外資】外資の資料作成方法

2020/03/13

外資の資料作成方法を教えます

資料作成が達人レベルになることをお約束します

現在私は外資金融企業で働いています。文字通り外資なので世界中の同僚と仕事をします。

世界中の人と働く上で大事なことは資料で仕事を回せるようになることです。

時差や顔を合わせたことがない人々を論理で動かせるようになるにはこの能力は必須です。

 

会社で「パワーポイントで資料作成して」

と言われても、上司も先輩も何か教えてくれるなど、学校の勉強のような強制的に勉強する機会はないと思います。

「パワーポイント全然わかんないよー」という方でも大丈夫。

この記事の中に書いていく色々なヒントを実践いただければ、達人レベルになることは間違いなしだと思います。

外資での資料作り

目的は「人を動かす」ことです。

仕事におけるコミュニケーションの基本的な目的かつ最大の理由は、人を動かすことです。

そして、資料を作るというのはその極地の一つです。

資料が人を説得し、自分の言葉を介さず資料が一人歩きし、人を説得することが達人レベルの資料と言えると考えています。

社内、社外問わずあらゆる範囲で非常に効果的です。

そして、言語の壁を越えやすく、海外の人と仕事をし、「人に動いてもらう」上では、重要な能力の一つと言えると思います。

資料作成がうまくなることのメリット

驚くことに資料作成が上手くなると、基本的に人に伝える能力が上がるため、会話上でのコミュニケーションも非常に成長します

その理由は、言語化・明文化ということを資料作りを通して行うため、その作業を通じて、言語化・明文化の能力が鍛えられるからです。

資料作りがうまくなることは、基本的な自身のスペック自体もあげることになるので、驚くほど良いことばかりです。

これは私も痛感しており、資料作りのレベルが上がればあがるほど、論理的に人を説得する能力が向上しているのを実感し、他者からのフィードバックにおいても同様の傾向が増えてきました。

でもなぜか資料作成を誰も教えてくれない笑

社会人の非常に多くの人がこの資料作りをすることになると思うのですが、なぜか誰も教えてくれません。

私もその一人でいろんなことを試して失敗をしたりしました。

基本的な学習スタイルが、自分で考えて実践してみて、失敗して改善して、の繰り返しでした

資料作りがうまい人の資料の表現をパクることは日常茶飯事です。

本当に記事のタイトルはダサいですが、「あなた」のコミュニケーション能力を一変させますのでぜひ一読あれ↓

スーパーEメールトレーニング〜ニートがなぜスーパーマンたちと働けるか

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そして、成功失敗を繰り返し続けること10数年。

ようやく辿り着いた現在の資料作りは、私の失敗xものすごい参考になる本(インプット)の掛け合わせです。

資料作りも失敗した方がいいです

後述しますが、失敗を経験していることで、参考になる情報への感度が圧倒的に変わります。

誰が資料作りが得意か

資料作り、めちゃくちゃ得意な人たちがいるのです。

いわゆるコンサルタントと言われる方々です。

それも外資系コンサルタント(外コン)というコンサルタントの頂点の人々の資料作りは素晴らしいです。

(これを語ると長くなるので今回は省略し、早く結果を出せる内容を共有することにします)

私が勤めている会社の方々の資料もものすごいレベルですが、外コンの人たちの資料作りをまとめた本は全社会人2,3年目くらいの方々の必須トレーニングとして入れて欲しいくらいです。

なぜ1年目を入れないかというと、失敗して欲しいからです。

失敗をした上での発見は、新しく学ぶことが当たり前にならず、自分の失敗と照らし合わせて学習するので、自分ゴトになるからです。

そんな方々がまとめた本をかなり買い込み、読み、実践しました。

その中で本当に良かったものをオススメします。

正直これ以外の資料作りの本を読まなくていい

日常的にも同僚にオススメしています。

もうこれ以上にわかりやすい資料・勉強素材(本)はないのではないかと思っています。

PowerPoint資料作成プロフェッショナルの大原則

私が10数年苦労し失敗して学んだことが全て先にここに書いてありました。

非常に根本的なところから、ものすごい細部までこだわって書いてあり、全527ページあります。

ページ数が多くて圧倒されそうですが、読んでみると実質1,2時間くらいあれば目を通せると思います。

絵などのビジュアル表現やセクションごとに区分けされているので、一通り目を通したのちは辞書的な使い方でも十分活躍します。

資料作成の基本を学ぶ時もこれ、資料で迷った時もこれで十分です。

そして、本当に資料作りをしなければいけない全ての方にこれで学んでほしいと思っているくらいです。

(切実。なぜなら、受領する資料の質が同じなら仕事が進むスピードも格段にあがります)

具体的には以下のような本の構成になっています。

12の大原則(章)に分かれています。

  • 考え方の大原則

なぜ資料を作るのか、なぜ重要なのか、どうやって良い資料を作るのか

  • 作業環境の大原則

作業環境の最適化で良い資料を早く作る

  • 目的設定の大原則

資料の目的を明確化し、正しく相手に伝え、動かす

  • ストーリー作成の大原則

スライドの構成を決定し、ストーリーに載せてメッセージを伝える

  • 情報集の大原則

どうやって一次ソース収集から仮説作りまでするか

  • スケルトン作成の大原則

どうやって大枠を作成するか

  • ルール設定の大原則

パワーポイント上でどのような表現(レイアウトからフォントの細微まで)

  • 箇条書きの大原則

どうやって資料の中での文言を書いていくか

  • 図解の大原則

伝わる基本的な図解の使い方と応用の仕方

  • グラフの大原則

伝わるグラフの使い方と応用の仕方

  • 流れの整理の大原則

資料の流れをわかりやすくし、統一感を出す

  • 資料配布・プレゼンの大原則

実際にプレゼンする時の設定や準備まで細部のコツ

何度でも言いますが、本当にパワーポイントで資料作りをする全ての方に読んで欲しい。

むちゃくちゃ良いです。

他の本数冊も最初紹介しようと思いましたが、一旦やめました。

世界で最も優秀な社員たちである上司よりも先輩たちよりも、この本が役に立ちました。

それくらい、いいです。

外資の資料作成術:まとめ

パワーポイントの資料作りで迷ったら、↓これ買ってください。

私がグダグダ記事の中で書くより圧倒的に時間の節約になります=お金の節約になります。

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