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【仕事術】外資のタスク管理〜年収2000万プレーヤーのタスク管理

2020/03/28

タスク管理は期待値管理

タスク管理は資料作成術と同じで教わらないもの

資料作成術でも触れましたが、仕事術は意外と人から教えてもらう機会がないものです。

【外資】外資の資料作成方法

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タスク管理は期待値通りの成果を出すために非常に重要です。

タスク管理はただExcelに情報を管理して終わりと思われがちです。

私は「期待値の管理」と読んでいます。

外資のタスク管理:期待値って何?

仕事は必ず評価をしてくれる相手がいます。

期待値を評価してくれる人

  • お客様
  • 上司
  • 同僚
  • 部下など

評価をしてくれる人がいる中で彼らの期待値が必ずあります。

一番シンプルなものだと「納期」です。

「いつまでに終えるか」

これが一般的な期待値です。

この期待値をコントロールするのがタスク管理です。

そして、仕事の期待値とはかなり多面的です。

仕事の期待値

  • いつまでに
  • 何を
  • どうやって
  • 誰と
  • どのように

この視点と共にお仕事は進んでいきます。

このコントロールがうまくいかないが故に仕事がうまくいかないケースが多分にあると思います。

外資のタスク管理:この記事で解決すること

この記事の中では私が日頃使用しているタスク管理ツールであるExcelを中心にご紹介したいと思います。

仕事には必ず受注元があります。

その受注元の期待値に沿って(越えて)、お仕事を納品するための施策をご紹介したいと思います。

外資のタスク管理:タスク管理ツール

外資のタスク管理:私が使用しているタスク管理ツール一覧

ツール一覧

  • Excel:全体管理
  • Microsoft To do:To do管理
  • Outlook/ Google カレンダー/TimeTree:スケジュール管理
  • ホワイトボード(実物):プロジェクト管理
  • Jooto:クライアント管理

多いと思うかもしれませんが本業・副業合わせてこれで全部です。

普通の器用な人だとGoogleカレンダーやアプリ1つで対応をしていると思います。

私は念には念を押すために複数でスケジュール管理をしています。

実際それぞれのツールを使っている時間は1日あたり1分にも満たないと思います。

現時点では一人で自分のスケジュールも管理をしているため、他の場所にいくつも記憶をしておくことは、大量のクライアントを抱えながら、仕事を進める上で取りこぼしがないやり方かなと個人ではフィットしています。

この記事では主にほぼ全てのサラリーマンが無料(会社が費用負担している)で使えるExcelでどのようにタスク管理をしているか記載したいと思います。

外資のタスク管理:Excelでのタスク管理編

本業でも副業でもExcelは使用しています。Excel内に書いていることはものすごくシンプルです。

ポイント

  • やること
  • 現在の方向性
  • 最終的なゴール
  • 分類
  • 対応者
  • 期限
  • 詳細
  • 次のステップ
  • 優先順位

実際のリストのモデルです。

外資のタスク管理:最重要:タスク管理=期待値管理

忘れないでいただきたいのはタスク管理をすることを目的とするのではありません。

結果を出すことを目的としています。(=収入を上げるための稼ぐ力を伸ばすこと)

相手の期待値に沿った(越えた)ゴールを達成するためのタスク管理です。

そのため、私のタスク管理ツールでは相手の期待値を入れる箇所があります。

  • 現在の方向性
  • 最終的なゴール
  • 期限
  • 優先順

ここは実は仕事を管理する上で最も重要なポイントです。

タスク(仕事)の管理でありがちな

(資料を指差しながら)「これやっといて」

日本企業にありがちな抽象的な表現の「これ」の対応はかなり大変だと思います。(外資ではほぼ起きないのでこの部分は現在苦労していません)

「これ」を把握するためにも「これ」

  • 現在の方向性
  • 最終的なゴール
  • 期限
  • 優先順

を必ず私は聞くようにしています。

この作業を口頭でやりづらい相手であれば、常に私は理解したこととの自分のアクションをメールで送ります。

その際にも以下の内容を必ず含めるようにして送ります。

  • 現在の方向性
  • 最終的なゴール
  • 期限
  • 優先順

しつこいようですが期待値管理=評価につながりますので、アウトプットの質を保つためにも必ず上記の内容は含めます。

その後その内容をExcelに記載します。

そしてその内容を常に共有することで仕事の進捗の報告を基本的に不要にしています。

このようにして自分自身への期待値と仕事の期待値をコントロールしています。

ものすごく単純ですが、余計な会議をしないことで自分の時間を生み出すためにも、仕事の期待値で言質や揚げ足を取られないようにするためにも仕事をコントロールすることは非常に重要です。

その上で人は評価をされます。

評価される仕事とは「見える仕事」です。

見える仕事とは貢献や仕事の成果が見えることです。

このようにして、ものすごく単純な作業に見えるところから仕事は始まると考えています。

これが出来ていることでより大きな仕事を任せられるようになります。

結果、現在勤めている企業での出世や昇給につながることもあると思います。

そして、広い視点で見ると市場における自身の価値が上がります。

外資のタスク管理:目標設定についてのアドバイス

タスク管理をしながら仕事を進めていく上で徐々に自分で目標の設定をする機会が増えてくると思います。

目標設定の仕方も工夫次第で自分の成長と同時に社内からの評価を得るきっかけになります。

この記事でさらにパワーアップをしてください。

【目標設定】サラリーマンが目標を達成する目標設定の方法

続きを見る

 

外資のタスク管理:テレワークについてのアドバイス

 

タスク管理をする上でテレワークがハードルになるケースが多いです。

外資にいる同僚だけでなく副業で接する各社の社長もテレワークでの期待値管理やタスク管理に苦労をしています。

私が日々世界中の同僚とどうやって離れた距離で円滑に業務を進められているのか、余す事なくまとめました。

ご参考ください。

【テレワークまとめ】外資で毎日テレワークしている私のアドバイスを全てここにまとめてみた

続きを見る

 

外資のタスク管理:会議準備・会議で成果を出す

タスク管理から少し外れるかもしれませんが仕事ができる人は往々にして会議のクオリティが必ず高いです。

会議の準備の仕方や会議を使って成果を出す方法をこちらも余す事なくまとめています。

タスク管理の一つとして会議を使って、ビジネスを伸ばしていきましょう。

【仕事術】会議の準備・進め方と議事録の取り方〜外資の仕事術

続きを見る

 

 

外資のタスク管理:まとめ

繰り返しますがタスク管理=仕事の期待値管理=自分の評価管理です。

それを実現するためのツールは自分に合うものであれば何でも良いと思います。

単純なタスク管理だと思わず自分の将来の管理をしていると思って楽しんでみてください。

タスク管理が上手い人はチームマネジメントも上手い人です。

つまり個人としてもリーダーとしても優秀という事です。

是非、今回の外資のタスク管理術をうまく真似してタスク管理上手になってください。

 

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