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【仕事術】会議の準備・進め方と議事録の取り方〜外資の仕事術

2020/03/21

外資の仕事術「会議の準備・進め方・議事録」の取り方のヒント

会議の目的

時代は変われど、会議で行うことと議事録の取り方は変わらないと思います。

この記事では、会議の準備・進め方、そもそもの議事録の目的と私の議事録の取り方について書きたいと思います。

突然ですが、最近参加した会議はどのような会議だったか覚えていますか?

少し思い出してから読み進めてみると、イメージがしやすいかと思います。

まず会議ってなんで行うのだろうか?

会議は合意形成の場であり、何かを決める場所です。

会議は以下の3つがセットです。

会議をする上でやること

  • 会議の準備
  • 会議の進行
  • 議事録

「会議の進行」だけやっている感を出している会議をかなり多くのケースで見てきました。

何回でも言いますが、会議は合意形成の場であり、次のアクションを決める場所です。

この合意形成という視点を持っておくと、会議への参加の仕方がものすごく変わってくると思います。

会議で大事な3つのポイント

それでは会議の準備・進行の仕方について触れたいと思います。

私が会議で意識していることは

ポイント

  • 参加者の時給 x 時間というコストが絶対に発生していること
  • レコメンを持って参加をする(何も決まらない、集まるだけの会議は絶対にやらない=準備不足・情報不足であるため)
  • 次のアクションを決める(誰が、何を、いつまでに行うか)

参加者の時間コスト

勤めていると忘れがちですが、参加者の時給 x 時間というコストは必ず発生します。

役員や社長が参加している会議は非常に高いコストになるということです。

なので例えば会議の参加者が10人のとき、1人が1分遅刻をした場合、10分のロスが発生しています。

ここにそれぞれの時間給が掛かります。

そして、同様のメンバーで1時間の予定の会議をダラダラと1時間半行った場合、300分の追加コストが発生しています。

ですので、会議を開く際は、以下を徹底しています。

  • 事前に議題を参加者全員に共有し、事前に会議内での期待値を設定する
  • そして定刻通り可能な限り短く会議をする

会議が始まった第一声は必ず以下で始めています。

  • 開催されている会議の期待値の共有
  • 開催される会議の長さ

このような会議を開催するように心がけています。

レコメンの重要性

次にレコメンを持って参加する。もしくは参加してもらうように設定をする。

会議というのは、合意形成の場です。

合意を形成するためには、一定のレコメンデーション(自分のオススメ意見)が必ず出ると思います。

その際、自分なりのレコメンを持っておくことはとても重要です。(自分の価値を出すという意味でも)

そして、レコメンを出すためには必ず事象の文脈を理解していないとできません。

ですので、それなりの準備が必要です。

何も決まらない、ただ集まるだけの会議をしないというのは、ものすごく重要であると思います。

人によっては、ただ集まりたいから会議を設定しようとする方がいますが、私は容赦無くご遠慮させていただいています。

「わからないor決まらないから集まろう」

みたいなセリフで会議を設定するケースがあると思いますが、わからないということは集まってもわからないし決まらないです。

「わからないことはわかっているが、現在の情報量ではこの考え方ができる」という決定や方向性を出せるのであれば良いと思います。

会議は次のアクションを決める場所

最後に次のアクションを決めるという点は、最も重要なお作法の一つだと思います。

「決める」会議にするには、次のアクションを明確化、言語化することが必要です。

私はこの次のアクションを決めるということを会議中2回は行います。

会議の半ば、会議のクロージングと共に伝えます。

  • そのアクションのオーナーは誰で
  • 何をいつまでにやるのか

この合意形成を行います。

そして、議事録の作成と共有で「会議」が完了します。

議事録の役割

「議事録書いて」

社会人になったばかりの頃、よく頼まれることがあると思います。

議事録の目的はこの二つだけだと思います。

  • 会議の中で決まったアクションを明確にし、アクションを実行させる
  • 情報共有

多くの方が情報共有のために議事録を書いていると思いますが、私はどちらかというと「決まったアクション実行させる」こちらに重きを置いています。

コミュニケーションは必ず誰かを動かすものであるべきだと考えていますので、議事録というコミュニケーションツールを用いて人を動かすという点を意識しています。

よくある議事録のパターンで、会議の進行の時系列と共にまとめるという形を見ます。

この形も良いのですが問題点は

よくある議事録

  • 情報量が多すぎる
  • 何が重要かわからない
  • 決まったことが何か一目でわからない

会議を始める前に前回の議事録を読みながら確認をとるパターンになってしまうとせっかく情報をまとめた議事録の意味はほぼありません。

議事録は会議に参加した人もそうでない人も読んだ後、すぐにアクションを起こせるものとする方が良いです。

  • そのアクションはなぜ重要か背景を書き
  • そのアクションのオーナーは誰で
  • 何をいつまでにやるのか

これを抑えていれば、基本的な会議の内容はカバーできます。

このようにまとめてみると実感されると思いますが、会議の中で出てくる話のほとんどは雑情報に該当します。(もちろん会議のレベルにもよりますが)

会話の端から端まで熱心に議事録に抑えられる方もいますが、アクションにつながらない情報は「ただ知っておくべき情報」でその情報というのは議事録においても、さして重要でないケースがほとんどです。

重要でない情報を意識して、通り過ぎる思考を目指して欲しいです。

情報の価値は、絶対に差があります。全部同じレベルで重要です。などという情報はありません。

このように情報の価値に差があることがわかってくると自分が提供する情報や行動の価値も変わってくると思います。

会議の極意:まとめ

会議の生産性は準備が9割を決めると思っています。

  • 議題の設定
  • その議題に対するレコメンの準備

そこから生まれる議事録は準備によるところが大きいです

無駄な会議では何も書き残せないという恐ろしい結末を迎えることもあると思います。

会議を価値あるものにするためには事前の準備を徹底的に行いましょう。

ここに書いてあることは今からすぐにできることしかないので、一度是非お試しください。

 

 

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