仕事術

会議の設定だけで会議の時間を短縮し結果を出す技術

会議の時間を短縮する方法を知っていますか?

本当に重要なことをするための方法

私が日本の企業で働いていた時に最も時間を使っていたことは「会議」でした。

必要のない会議にまで参加をするケースも多々あったことを記憶しています。

これは日本の企業における業務は責任範囲が曖昧であることから来ていると思います。

ところが外資ではジョブ型業務となっているため、自分の責任範囲は明確です。

そのため関係ない会議に呼ばれるケースというのがそうそうにないのが一般的です。

そして関係ない会議の場合、遠慮なく断れることも一般的です。

 

日本企業の会議の最大の特徴は「偉い人の話を聞くために集まる」「偉い人に話をするために集まる」というケースが見受けられます。

ココがダメ

会議のために会議をする

会議にただ集まる

会議に目的がない

 

定期的に人がゾロゾロと集まり報告をさせる。

どんな報告でもゾロゾロと集まってやる。

これは日本企業の特徴と言っていいかもしれません。

会議の目的が会議になってしまっているケースです。

そしてトピックに時間制限がなく延々と同じ話をし、「今日の会議で何のための会議だったけ」などと言われる始末。

そして会議の始まるタイミングでも「今日の会議の目的」が共有されていないことも多々あると思います。

こうしたことを避けるためぜひともこれから紹介をする外資の仕事術を使ってみてください。

 

外資の会議のココを真似しよう

外資で会議の際に重視されていることがあります。

私のブログでは度々触れてきましたが、会議の前の準備です。

【仕事術】会議の準備・進め方と議事録の取り方〜外資の仕事術

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今回は少し方向を変えつつ、今回も誰でも真似ができることをお教えしたいと思います。

それは・・・会議の名前を決めることです。

外資ではあらゆる会議に名前がついています。

どんなに些細なことでも会議の名前がついています。

例えば「New Project meeting」だとか「Discussion」、「Kick-off」だとか会議の名前をみただけで必要とされるアクションが明確になるようになっています。

Discussionとついている場合、お互いの考えを協議することが想定されます。

ですので確実に自分の意見を言えるように自分の情報を整理しておく必要があるということがわかります。

このように名前をつけると会議という想定されたアクションの中でさらに必要なアクションが明確になります。

コミュニケーションは常に相手の人を「動かす」ために行うものです。

会議の設定の際も相手への期待値を明確にしていくことで会議の生産性が上がります。

ものすごい簡単なことだと思いますが仕事をうまく進めるコツはこうした本当に小さな「気遣い」です。

 

会議の名前を決めると会議の時間が短くなる

会議の名前を決めるとどうなるかというと決まっていない議題のために集まり、進め方が決まっていない会議に集まるということが減るということです。

残念ながら不要な会議がなくなることはないと思います。

なぜならば会議をしたい多くの人は「会議をしたいだけ」だからです。集まりたいのです。

その習性を持つ上司がいきなり会議を0にすることはほとんどないと思います。

ただ会議の長さを一つずつ短くすることはできるかもしれません。

「この会議はこのためにある」という認識があるだけで参加者全員が何をすべきかわかっている状態になります。

 

名前を決めたら次にやること

会議の名前を決めたタイミングで次にやることがあります。

会議の時間を短くすることです。

私がいるチームでは1時間の会議をすることはほとんどありません。長くても40分程度です。

これまでの経験から1時間以上やらなければいけない会議はないと思っています。

もし1時間以上やらなればいけない場合は以下のどちらかです。

  • トピックがありすぎる
  • 議題の整理ができていない

トピックがありすぎる会議はもはや恒例かもしれません。

トピックがありすぎる場合は減らしましょう。トピックがありすぎる場合は議題を作りましょう。

議題を作り時間配分を決めたらトピックがありすぎることにすぐ気づくと思います。

そしてただの数字の報告である場合は会議でわざわざやる必要もないことであることにも気づきます。

集めて報告する必要がないものはメールで報告をするよう切り替えていきましょう。

多すぎるトピックを取捨選択をすることも会議の準備で重要なアクションです。

 

そして、次に大きな課題が整理ができていないこと。

なぜか会議を開催するが全く議題が整理されていないままに会議を開始するケース。

この場合、悲しいことに延々と無駄な時間を過ごすことが約束されてしまいます。

この議題が整理されていない状態で会議の机につくと本当に無駄な時間しか残りません。

会議の名前を決めるとある程度この二つは回避できますがそれでも確実は言えないのでこの二つの点については中止しておきましょう。

 

最後の仕上げ

今までより15分または30分短い会議を設定するようにしましょう。

1時間の会議なら45分か30分まで削りましょう。

30分の会議なら15分まで削りましょう。

会議を「時間制限のない説法タイム」だと思っている人が多いので、仮に説法タイムとして捕まるとしても時間を短くすることでロスは減らせます。

そして、効果のある会議を主催している人ならば、1時間の会議を30分にすることにより出席者全員に30分の時間を生み出してあげるわけです。

これは喜ばれます。ぜひ今までの会議を短くして設定しましょう。

 

会議の設定で会議の成果を出す:まとめ

会議は成果を出す場所です。

会議は時間を無駄にする場所ではありません。

会議で成果を出すためのとても簡単な方法として、会議の召集時会議に名前をつけることをおすすめします。

出席者の時給をすべて合わせるといくらか想像してみてください。

1分会議が押しただけで数万円のロスかもしれません。

テレワークの一般化とともにほとんどの会議が無駄であることに気づいた人もいるでしょう。

生産性高く会議を行うことは全参加者また組織にとって非常に大事なことです。

ぜひ今日から会議に名前をつけてください。

 

(参考)

PRESIDENT ONLINE:会議の名前を変えると時間が半分になる

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