仕事術

【英語が苦手な人必見】ビジネス英語を使ってメールで人を動かすための原則

英語で人を動かす

英語を使って仕事をする人にとって絶対知っておくべき原則

英語を使用する前提お仕事してお金をもらって早15年。

上司はアメリカ人で日本にいる同僚も外国人が大半を占め、世界中の外国人の同僚とお仕事を毎日しています。

英語を使ってビジネスをする上ではプロフェッショナルと言っていいと思います。

さて今回触れていくのはビジネス英語を使ったメールでのコミュニケーションです。

ですが英語の単語などには一切触れません。勉強法などは記事の中で紹介している記事をご覧ください。

英語を使ったメールというタイトルにしましたがメールを使う全ての人が理解しておくべき原則でもあると思いますので日本語話者で日本語でのメールをする方にとっても役に立つと思います。

ビジネス英語全般に関する学び方については以下の記事でまとめました。

ビジネス英語の学びかた〜0からスタートして外資でアメリカ人の上司を持つ人の勉強法

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仕事中におけるメールの実態

さて話をメールに戻します。

一般社団法人日本ビジネスメール協会がまとめた調査によると

  • 調査結果
  • 仕事で最も使うコミュニケーションは99%の人がメール
  • 1日の平均送信件数「14.06通」受信「50.12通」
  • メールを読むのにかかる時間は平均1分19秒、1日66分メールを読んでいる
  • メールを書くのにかかる時間は平均5分54秒、1日82分57秒メールを書いている

(参照:ビジネスメール実態調査2020

そもそもメールを使う人に絞った調査なので当たり前の結果ではありますが、ほとんどの方がメールを使って仕事相手の人とコミュニケーションをとっていると思います。

みなさんどうでしょうか。

メールに関する仕事だけでも2時間以上日々費やしているようです。

この2時間の間、みなさんはどうやってメールに対して接しているでしょうか。

ただ機械的に返答をしているのでしょうか。

それとも戦略を持って返答をしているのでしょうか。

今日はこの戦略の前に必要な原則について触れていきます。

 

またメールを使ったコミュニケーション術については既に以下の記事で書いてありますので時間がある方は後ほどお読みください。

【仕事】サラリーマンができるメールを使った超コミュニケーション術

続きを見る

 

ビジネス英語を使ってメールで人を動かす:この記事のポイント

この記事では「ビジネス英語」を使ったメールで人を動かす原則について点について触れます。

メールの作り方や早く返答をするためのテンプレートなどを作成する手ほどきはこの記事ではしません。

コミュニケーションストラテジーという戦略的な部分よりもさらに手前の大前提であるコミュニケーションをする上での原則について触れています。

これは日本語でも本来は意識してほしいことでもあるため、日本語しか使わない方も目を通していただければ役に立つ気づきが得られるかと思います。

 

今回のポイントは以下になります。

ビジネス英語メールのポイント

  • 時差を理解する
  • 相手の立場を理解する
  • 表現を理解する

 

時差を理解する

英語でメールをする際に重要なポイントの一つとして考えなければいけないことは、英語を使うシーンがある場合、多くの人にとっては国外の人とメールをしているケースだと思います。

外資系やオフィスに外国の方が多くいる企業は国内であるケースもあると思いますが通常のケースは海外とのやり取りと想定していいと思います。

その場合に常に頭においておきたいことは「時差」です。(日本の場合は時間帯)

時差があると何が起きると言うと基本的なコミュニケーションが一方通行であるということと一度送ると説明がそれ以上できないということです。

具体的な説明をすると日本国内でやりとりをしている人や比較的近いタイムゾーン(香港や台湾)にいる場合はそこまでのタイムラグなくチャットのような感覚に近いメールができると思います。

細かい質問があるようであれば都度聞き直すことができると言う余裕があると思います。

ですが例えば10時間以上の時差があるアメリカとの仕事の場合の多くはこちらの終業とともに彼らの始業となります。

こちらが一度メールを出したが最後、次に回答が来るのは翌日です。(向こうが働く時間まで起きていれば良いと言う発想も大事ですがその前提でいくと24時間営業が常となります)

ちょっとした質問だろうが「1日」かかるのです。

大きなプロジェクトや複雑なプロジェクトになればなるほどステークホルダーが増えるため、確認事項も増えます。

こうしたプロジェクトのやり取りにおいてもメールが一般的に使われるかと思います。

膨大な情報から必要な情報をわかりやすく伝えたり、聞き取ることはメールになるとさらに重要なポイントになります。

また時差が違うことで自分と同じマーケットにその人はいません。

その場合、干渉されるリスクも少ないため返答が返ってこないこともザラです。

日本かつ同じ会社にいればメールをした後、返答が返ってくるまで何回でもデスクまでいけば良いと思います。

これができないのが海外とのやり取りです。

もし仮に「時差」がない場合でおいても、手戻りという観点から考えるとわかりやすい文章を心がけ質問が返ってこないような構成にすることは非常に重要だと思います。

メールの中では常に以下のことを意識してコミュニケーションをしましょう。

 

ビジネス英語メール重要ポイント

  • 背景:必ずなぜメールをしているのか伝えましょう
  • ゴール:このメールを通して相手側に期待する行動を伝えましょう
  • メリット:相手がこのメールで動くことのメリットを伝えましょう
  • 結果:このメールで動いた後どのような結果になるのかを伝えましょう
相手の立場を理解する

時差が違うと言うことは文化が異なるケースが非常に多いということです。

文化が違うことで何が起きるかというと日本人のようにマメに返信をしてこないかもしれないということです。

文化が違うと仕事に対するスタンスすら違うかもしれません、そして、あなたと同じやり方でもないかもしれません。

文化が違うことがどういうことなのか理解するまでに意外と長い時間が必要です。

今まで全世界いろんな国の方々と仕事をしてきましたが人は皆違います。文化も違います。

そこに日本人っぽく勤勉さを持って毎日返答が来ることは期待しない方が良いです。

同時に相手の社会的立ち位置や組織での立ち位置も理解しましょう。

メールを送るときに周囲の人への理解を示すことでビジネスをする相手としてふさわしいと思ってもらうことは大事です。

例えば、自分の窓口となっている人の上司がCCで入っている場合は立場をなくしてしまうような発言は基本的に控えた方が良いです。(余程の理由があれば良いとは思います)

込み入った話は窓口の人と二人でしておき、多くの人が触れるようなメールではきちんと相手を立ててメールをしていくことが大事です。

なぜならその窓口の人とはその先も一緒に仕事をしていくからです。

長期的な視点で相手の立場を理解してコミュニケーションを取りましょう。

 

ビジネス英語メール重要ポイント

  • 文化の違い:相手の文化を理解しましょう
  • 立場の違い:相手の立ち位置を理解しましょう

 

表現を理解する

英語だから敬語がないと思う人が不思議と多いのですが丁寧な表現はいくらでもあります。

敬意を持って接しているかどうかはすぐにわかります。

英語のレベルが問題なのではなく相手の立場を理解することや相手に対する敬意を示することが重要なのです。

「英語だから軽いノリでいいだろう」と思って英語を使うケースをたくさん見てきましたが、相手にそうした言葉やノリをしている限り、相手からも同じレベルで見られると言うことは気をつけておきましょう。

どういった表現が丁寧なのかこちらの記事をご参照ください。

ビジネス英語の学びかた〜0からスタートして外資でアメリカ人の上司を持つ人の勉強法

続きを見る

 

ビジネス英語メール重要ポイント

  • 英語にも丁寧な表現や敬意を表現する方法はある
  • Pleaseは敬語じゃない

 

英会話以外もレアジョブで

以下の記事で英会話をレアジョブというサービスを利用して学ぶ方法についてまとめています。

レアジョブでオンライン英会話〜外資で米国人の上司を持つ私が勧める勉強法

続きを見る

レアジョブは一回のレッスンが100円台と激安です。

それと反比例して講師の質は合格率1%の難関を通過し、トレーニングを受けた人だけなので非常に良いです。

英会話とともにメールの添削も行ってくれます。

英語を実践的に学ぶにはレアジョブの講師とともに英語の基本を学ぶのが良いと思います。

 

ビジネス英語で人を動かす原則:まとめ

人を動かすというテーマを元にメールを書く際の原則をまとめました。

この原則は実際に長年外国の人と仕事をした人でないと持っていない感覚だと思います。

この感覚のズレが英語の苦手な人においてはコミュニケーションがうまくいかない決定的なポイントになります。

この原則を理解した上で英語の運用能力を鍛え、実際に人を動かしてみてください。

人を動かすというのは「あごで使う」というような意味ではなく、「人が動く理由を創り、意図して人を動かす」という意味です。

偶発的な動きではなく意図して動かし、かつ相手の能力を最大限発揮させる。

これが「人を動かす」ということです。

ぜひ海外の人とうまくコミュニケーションをし、ビジネスを成功させてください。

 

 

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